أبرز مهام مدير المدرسة تجاه إدارة السجلات والملفات المدرسية

● ـ أبرز مهام مدير المدرسة تجاه إدارة السجلات والملفات المدرسية .

● ـ أبرز مهام مدير المدرسة تجاه السجلات المدرسية :
1 : السجلات الرسمية : هي السجلات التي صدر بها تعميم أو خطاب أو قواعد أو لوائح من الجهات المختصة ، أو التي توزع عن طريق إدارة التربية والتعليم ، ويُلزم مدير المدرسة بتوفيرها في المدرسة .
2 : السجلات التنظيمية : هي السجلات غير الرسمية التي يرى مدير المدرسة أو مساعديه أو المشرف التربوي أنها ضرورية لتنظيم العمل التربوي والتعليمي في المدرسة وتسهيله .

* ـ وتتضمن مهام مدير المدرسة تجاه كلا النوعين من السجلات المدرسية التالي :
1. اختيار الورق الأبيض والمقاوم لعوامل التلف عند إعداد السجل المدرسي .
2. تجليد السجل المدرسي تجليداً فاخراً لحفظه فترة زمنية أطول .
3. ترقيم كل صفحة من صفحات السجل المدرسي .
4. تدوين : [ اسم السجل المدرسي / تاريخ بداية العمل فيه ] على غلاف السجل الخارجي .
5. الحرص على أن يكون السجل المدرسي صغير الحجم ... بحيث يُمكن حمله ونقله وحفظه واستخدامه بسهولة .
6. بالنسبة للسجلات المدرسية ذات العلاقة بالطلاب يُفترض توحيد رقم الطالب في الحاسب الآلي وتلك السجلات.
7. التدوين في السجل المدرسي بخط جميل واضح مقروء .
8. استخدام المداد السائل الأزرق عند التدوين في السجلات المدرسية .
9. الاحتفاظ بالسجلات المدرسية في مكان آمن .
10. التعديل الفوري في السجلات الرسمية لتطابق وثائق الطلاب المعدلة أو التي صدرت تعليمات رسمية بتعديلها .
11. استلام وتسليم السجلات المدرسية بموجب كشوف جرد واستلام العهد الرسمية مثلها مثل بقية عهدة المدرسة .
12. الالتزام بنماذج السجلات المدرسية ، وعدم التعديل فيها إلا وفق ما يرد من الجهات المختصة .

● ـ أبرز مهام مدير المدرسة تجاه الملفات المدرسية :
1. تخصيص ملفات كبيرة لحفظ الأوراق الخاصة بالمدرسة .
2. تخصيص ملفات ملائمة لحفظ الأوراق الخاصة بالطلاب أو العاملين في المدرسة .
3. وضع على غلاف الملف الأول الداخلي فهرساً بمحتويات الملف بعد ترقيم المحتويات .
4. تخصيص ملف للأوراق والخطابات والتعاميم ذات الفترة الزمنية المحددة .
5. الاحتفاظ بالملفات المدرسية في مكان آمن .
6. استلام وتسليم الملفات المدرسية بموجب كشوف جرد واستلام العهد الرسمية مثلها مثل بقية عهدة المدرسة .

● ـ وأخيراً : فإن من أبرز مهام مدير المدرسة تجاه السجلات والملفات المدرسية يتمثل في تعيين أسماء المسؤولين في المدرسة عن التعامل معها خلال العام الدراسي ، وتوثيق ذلك في أنموذج مدرسي يسهل الرجوع إليه عند الحاجة .


تحياتى

زكريا رمضان